Сервисы для коммуникации, аналитики, управления, автоматизации и т. п. – неотъемлемая часть бизнеса, которая позволяет выстраивать рабочие процессы и улучшать их качество.

Ваша компания может перейти на новые сервисы по разным причинам: привычные инструменты прекратили поддержку работы в вашем регионе (как ранее было со Slack, Trello и др.), вы ищете более оптимальные решения или вводите новые стандарты, которым текущие сервисы не соответствуют.

Один из важнейших аспектов успешной работы – четко налаженная и организованная коммуникация всех отделов и сотрудников внутри них. Идеальным решением для этого является бизнес-мессенджер, который закрывает задачи разделения личных и рабочих чатов, а также вопрос безопасности корпоративной переписки.

В 2024 году корпоративными мессенджерами пользуются более 270 миллионов человек по всему миру. Ежегодно это количество пополняют тысячи новых пользователей, что подчеркивает их растущую популярность и необходимость в современном бизнесе.

Но подобрать для компании подходящий мессенджер – еще не все решение проблемы внутренней коммуникации. При переходе на новые сервисы всегда существует группа сотрудников, которые плохо адаптируются к любым изменениям или просто противятся нововведениям. Что сделать, чтобы все команды максимально быстро и безболезненно перешли на новые инструменты для работы?

Подберите решение с интуитивно понятным интерфейсом. Новый мессенджер должен быть простым и удобным для всех сотрудников. Это поможет минимизировать время на обучение и адаптацию.

Убедитесь, что мессенджер поддерживает все необходимые функции, такие как личные и групповые чаты, видеозвонки, обмен файлами и интеграцию с другими корпоративными инструментами.

В бизнес-мессенджере Frisbee вы можете общаться с коллегами в личной переписке или создавать спейсы – пространства – для отдельных проектов. Внутри спейсов можно создавать инфоканалы, групповые чаты (которые также поддерживают функцию видеозвонков), пересылать любые файлы (фото, видео, аудио) без сжатия, добавлять в текст своего сообщения гиперссылки, создавать опросы и ставить реакции.

Объясните сотрудникам: корпоративный мессенджер помогает четко разделить личную и рабочую переписку, что позволяет сосредоточиться на выполнении задач и избегать отвлекающих факторов. Также он предлагают такие функции, как тематические чаты, аудио- видеозвонки и новостные каналы, которые способствуют более эффективной коммуникации и сотрудничеству внутри команды.

Осведомите сотрудников о рисках использования личных мессенджеров для рабочих целей. Они могут быть менее защищены и подвержены взлому.

Например, в 2022 году произошла утечка данных 487 миллионов пользователей WhatsApp. Информация включала номера телефонов, имена и другие личные данные. А летом 2023 года произошла серьезная утечка данных пользователей Discord, после чего более 700 000 аккаунтов популярного мессенджера были выставлены на продажу.

Поэтому важно напомнить своим сотрудникам о том, что использование корпоративного мессенджера помогает четко разделить личную и рабочую переписку. Это снижает риск утечки информации и облегчает управление данными. Сотрудникам не нужно беспокоиться о настройках безопасности и обновлениях – это задача IT-отдела компании.

Проведите серию обучающих мероприятий, чтобы сотрудники могли ознакомиться с функционалом нового мессенджера. Важно, чтобы тренинги были интерактивными и включали практические задания, позволяющие сразу применять полученные знания.

Разработайте пошаговые руководства и видеоуроки, которые помогут сотрудникам освоить новый инструмент. Инструкции должны быть доступными и легко понятными, чтобы любой коллега мог быстро найти ответ на свой вопрос.

Создайте раздел с ответами на часто задаваемые вопросы. Это поможет быстро решать типичные проблемы. Также организуйте специальную группу или чат, куда сотрудники могут обращаться за помощью. Важно, чтобы в этой группе были опытные пользователи нового мессенджера, готовые оперативно отвечать на вопросы.

Периодически напоминайте о доступных ресурсах для обучения и поддержки. Это может быть рассылка с полезными советами, обновлениями и новыми функциями мессенджера.

Начните с небольшой группы сотрудников или одного отдела, чтобы протестировать новый мессенджер. Это позволит выявить возможные проблемы и получить первые отзывы, которые помогут улучшить процесс внедрения.

Обеспечьте поддержку на каждом этапе. Важно, чтобы сотрудники знали, куда обращаться за помощью и могли быстро получить ответы на свои вопросы.
После завершения процесса внедрения проведите оценку его эффективности.

Соберите отзывы коллег, проанализируйте достигнутые результаты и определите, что можно улучшить в будущем. Это поможет сделать выводы и подготовиться к возможным изменениям в дальнейшем.

Предложите бонусы за активное использование нового мессенджера. Это могут быть материальные бонусы, такие как денежные премии, подарочные сертификаты или дополнительные дни отпуска. Или нематериальные: например, публичное признание заслуг, размещение на доске почета или предоставление дополнительных возможностей для профессионального роста (участие в интересных проектах или обучение за счет компании).

Также попросите руководителей активно использовать новый мессенджер в своей повседневной работе. Это включает в себя отправку сообщений, участие в групповых чатах и использование всех функций мессенджера. Когда сотрудники видят, что руководство активно использует новый инструмент, они с большей вероятностью последуют их примеру.

Успешный переход на новый мессенджер требует тщательного планирования, активного вовлечения сотрудников и постоянной поддержки. Выбор интуитивно понятного и функционального сервиса, четкое разделение личной и рабочей переписки, а также обеспечение безопасности данных помогут минимизировать риски и ускорить адаптацию. Помните, что ключ к успеху – это открытая коммуникация и готовность к изменениям.

Внедрение нового мессенджера – это шаг к более эффективной и безопасной работе всей компании.